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RADIO CLUB COLOMBIA
MANUAL RED DE EMERGENCIA
1. JUSTIFICACIÓN
El Radio Club Colombia cumpliendo con su misión y servicio a la comunidad mediante las radiocomunicaciones y valorando
la formación integral de su grupo radioaficionado promueve la organización de su Red de Emergencia para garantizar la prestación
de los servicios radioaficionados en caso de emergencia o desastres y/o prevención de los mismos.
2.
MISIÓN
La Red de Emergencia del Radio
Club Colombia tiene por misión el garantizar a la comunidad las radiocomunicaciones, en todos los sistemas, en caso de emergencia
y preparar a sus radioaficionados mediante charlas, conferencias, cursos, talleres, simulacros, publicaciones y exposiciones
para atender posibles eventualidades.
3.
VISIÓN
La Red de Emergencia del Radio
Club Colombia proyecta su servicio hacia el fortalecimiento de un radioaficionado integral; caballeroso, cordial, leal, disciplinado, justo, autónomo, solidario, creativo y patriota. Motivado y abierto a los avances tecnológicos,
científicos, culturales en procura de mejorar su condición de embajador del Colombia ante el mundo por el ejercicio de la
radioafición y la prestación de ayuda inmediata en emergencia o desastres.
4. OBJETIVOS
GENERALES
1. Contribuir a informar a los radioaficionados
socios sobre las normas y procedimientos para operar en emergencia a través de su Red.
2. Establecer las normas de funcionamiento
de la Red de Emergencia para garantizar su activación, organización y funcionamiento en cualquier lugar del territorio nacional.
3. Colaborar con las autoridades competentes y la comunidad para realizar las comunicaciones necesarias que contribuyan
a la solución de la emergencia.
4. Operar cuando sean necesarias las
comunicaciones urgentes.
5. OBJETIVOS
ESPECIFICOS
1. Salvar
vidas.
2. Servir
a la comunidad.
3. Colaborar con las autoridades y la comunidad en el paso de información que éstas requieran en las
emergencias.
4. Promover la capacitación de sus integrantes
para actuar ante una emergencia.
5. Promover
la unión y coordinación con las distintas entidades que operan en las emergencias.
6. Realizar
eficazmente los comunicados y evitar la duplicidad de funciones con otras entidades.
7. Representar
al Radio Club Colombia en el servicio de radiocomunicaciones fente a las Entidades oficiales y a la Comunidad.
6. FUNDAMENTACIÓN
LEGAL
La creación, organización y funcionamiento de la Red de Emergencia del Radio Club Colombia esta fundamentada
en las disposiciones legales emanadas por el Ministerio de Comunicaciones de Colombia en el Decreto No. 2058 de 1995, capítulo
séptimo, numeral 15: “Colaborar con las autoridades en caso de calamidad
pública, perturbación del orden público o de emergencia, en la forma que lo determine
el ministerio de comunicaciones”.
7.DEFINICIÓN
La Red de Emergencia del Radio Club Colombia es un organismo operativo, creado para prestar el servicio de radiocomunicaciones de ayuda a nivel local, regional, nacional e internacional en caso de
emergencias y desastres.
Su función cesa en el momento en que se termine la emergencia de comunicaciones
y los comunicados solicitados hayan sido emitidos y confirmados.
8. ESTRUCTURA DE LA RED
La Red de
Emergencia estará administrada por una comisión que tendrá la siguiente organización:
La Junta Directiva del Radio Club Colombia tendrá la responsabilidad jurídica.
La Junta Directiva nombra la comisión de la Red de Emergencia que estará conformada por
tres radioaficionados, miembros activos, estos tendrán los cargos de Director de la Red de Emergencia, Coordinador de Operaciones
y Secretario, respondiendo así a las necesidades de las emergencias.
Estos tres directivos convocarán a los socios que manifiesten voluntariamente el interés de pertenecer
a la red de emergencia a los cursos de preparación y adiestramiento en sus diferentes modalidades y realizarán revisiones
periódicas de este manual con todos sus anexos, para mantenerlo vigente, publicarlo y difundirlo.
La dirección de la Red de Emergencia nombrará los Coordinadores locales, para operar, sectorizar
y coordinar la Red de Emergencia, para su correspondiente localidad y elegirá el coordinador
técnico del grupo red de emergencia.
En mutua colaboración, todos, desarrollaran los planes de acción y logística.
9. FUNCIONES
Y REQUISITOS
9.1. DIRECTOR DE LA RED
El Director de la Red de Emergencia, debe ser un radioaficionado, residente en la ciudad de Bogota D.C., con equipos
de radio operativos en las bandas de HF, VHF, UHF y teléfono y experiencia en este tipo de eventos (prevensión de desastres
y/o manejo de emergencia).
9.1.1. FUNCIONES
- Es el responsable del funcionamiento de la Red.
- Abre y cierra la Red de Emergencia.
- Supervisa el funcionamiento de la
Red y exigir informes periódicos.
- Supervisa
la ejecución de los entrenamientos y capacitación.
- Participa
en las reuniones de Junta Directiva, para rendir informes de su función.
- Es el portavoz de la Junta Directiva del Radio Club
Colombia para coordinar y participar en todas las reuniones que las autoridades civiles y militares en acciones de Defensa
Civil así lo requieran, al igual que la coordinación de eventos similares.
- Mantiene informada a la Junta Directiva
del Radio Club Colombia de todas las actividades y en ningún momento podrá comprometer a la institución y a los socios sin
el consentimiento de la Junta Directiva del Radio Club Colombia.
- Diseña conjuntamente con el Coordinador
de Operaciones y el Secretario los cursos, talleres, prácticas y simulacros, planillas, formatos, etc.; es obligatorio un
taller trimestral para todos los radioaficionados que conforman la Red de Emergencia.
- Envía los informes escritos sobre
las actividades de la Red de Emergencia a la Junta Directiva cada tres meses o en los primeros 10 días después de realizado
el servicio u operativo.
9.2. COORDINADOR DE OPERACIONES
El Coordinador de Operaciones de la Red de Emergencia debe ser un radioaficionado y residente en la ciudad de Bogota
D.C., con equipos de radio operativos en todas las bandas de HF, VHF, UHF y teléfono y y experiencia en este tipo de eventos
(prevensión de desastres y/o manejo de emergencia).
9.2.1. FUNCIONES
- Es el responsable operativo
de la Red de Emergencia.
- Activa y desactiva la Red de emergencia.
- Controla la Red en sus diferentes
situaciones en las bandas.
- Hace los programas y controles de
guardias y relevos.
- En caso de la ausencia del director tomara su puesto.
- Mantiene estrechos relaciones con
las entidades oficiales y demás organizaciones de acuerdo a la Legislación Vigente.
- Prepara, programa y coordina las emergencias y los cursos, talleres, prácticas y simulacros.
- Evalúa la funcionalidad y eficiencia de las planillas,
formatos, bitácoras, etc., aplicadas en las emergencias para corregir, completar o rediseñarlas si así se requiere.
- -Envía los informes escritos sobre los resultados de
la activación de la Red de Emergencia al director de la Red, en los primeros 10 días después de realizado el servicio u operativo.
- Diseñar los planes de acción y logística.
9.3. SECRETARIO
El Secretario de la Red de Emergencia debe ser un radioaficionado, residente en la ciudad de Bogotá D.C. con equipos
de radio operativos en todas las bandas de HF, VHF, UHF y teléfono teléfono y experiencia en este tipo de eventos (prevensión
de desastres y redes de emergencia).
9.3.1.
FUNCIONES
- Llevar al día el archivo de las comunicaciones que se
reciban o envíen.
- Llevar el libro de actas de reuniones
y el registro por escrito de cualquier otra actividad de la red.
- En ausencia de cualquiera de los
otros directores tomará su puesto.
- Diseña, organiza e instruye sobre la documentación reglamentaria
a utilizar en las emergencias.
- Recoge,
organiza, publica y socializa las memorias de los cursos, talleres, prácticas, simulacros, evaluaciones.
9.4. COORDINADORES LOCALES
Deben ser radioaficionados, con equipos de radio operativos en todas
las bandas de HF, VHF, UHF y teléfono.
9.4.1. FUNCIONES
- Controla la Red de su localidad.
- Hace el inventario de su localidad,
diseñar los planes de acción y logística zonales.
- Mantiene las relaciones públicas
con las entidades gubernamentales y no gubernamentales de su localidad de acuerdo con la legislación vigente.
- Estas personas serán plenamente
identificadas por todos los socios y estarán autorizadas para activar la Red en cualquier emergencia.
9.5. COORDINADOR TECNICO DEL GRUPO
RED DE EMERGENCIA
El Coordinador técnico de la Red de Emergencia debe ser un radioaficionado, residente en la ciudad de Bogotá D.C.
y teléfono con conocimiento técnico y operacionales en equipos de comunicaciones.
9.5.1. FUNCIONES
- Organizar
el calendario de mantenimiento preventivo de los repetidores y equipos.
- Realizar los correctivos a equipos y repetidores para garantizar la continuidad del funcionamiento
de la Red.Diseñar, diligenciar
y organizar la documentación correspondiente al inventario y seguimiento de funcionamiento de los equipos de comunicaciones,
antenas, fuentes, baterías, etc.
10. INTEGRANTES DE LA RED DE EMERGENCIA
Todo radioaficionado licenciado por el Ministerio de Comunicaciones y socio activo del Radio Club Colombia, es miembro de la Red de Emergencia.
10.1. FUNCIONES
DE LOS INTEGRANTES DE LA RED
-
Identificar que su función es la de recibir y transmitir mensajes debidamente
confirmados, siendo lo más objetivo posible para no producir alarma o distorsionar la información priorizando los mismos.
- Realizar el censo, las estadísticas, diligenciamiento, trámite,
tráfico de todos los comunicados realizados en emergencia.
- Ser conciente que el objetivo primordial de la Red de Emergencia
son las comunicaciones para salvar vidas.
11.
ACTIVACION DE LA RED
La Red de Emergencia se activa por uno de los siguientes motivos:
Por estado de emergencia Nacional
Por estado de emergencia Regional
Por estado de emergencia Local
Por entrenamiento.
12. INSTRUCCIONES GENERALES
- El Director de la Red de Emergencia es quien informa que se
activa la Red y asigna el tipo de Alerta. Esta información se dará cada 10 minutos durante la primera hora después
cada 30 minutos.
- Al escuchar la palabra “emergencia” o “tráfico de socorro”, “información”
o “break-break-break” deje de transmitir, escuche y tome nota de todo lo
que oiga en ella y que sea de utilidad para la red.
- El Radioaficionado
que se encuentra en emergencia debe informar su indicativo, su nombre, localidad
y el tipo de información que lo obliga a solicitar ayuda. La llamada de la Red de Emergencia
tiene prioridad absoluta, sobre las demás comunicaciones.
- No cambie de frecuencia hasta cuando se asegure de que alguien esta prestando la asistencia oportuna. Su mayor aporte
esta en escuchar y operar cuando se le llame. Obedezca las instrucciones de la estación control de tráfico.
- El tráfico lo controla la estación en situación de emergencia o la estación control. En caso de interferencia por otras estaciones la estación control debe transmitir la palabra “emergencia”
o “tráfico de socorro” hasta recibir el comprendido de la estación causante de la interferencia.
- Las comunicaciones son eficientes cuando el mensaje llega a
su destino escrito tal como salió de su punto de origen. Los mensajes deben escribirse con claridad.
- Todos los operadores en acción de Emergencia quedan bajo control
del coordinador operativo de la Red y deben utilizar sus indicativos de llamada para identificarse. La responsabilidad operacional y legal esta a cargo de los operadores, sea cuidadoso con su transmisión.
- El éxito o fracaso de la intervención del radioaficionado que opera en emergencia dependerá de la
preparación, organización y aplicación de los procedimientos descritos en el presente manual.
- De prioridad a los puntos de enlace, pase informaciones y datos
que sean veraces y priorice.
- Su función primordial cesa en el momento que termine la emergencia
de comunicaciones.
- El garantizar un buen desempeño de los operadores en las emergencias
solo lo da la experiencia y la práctica constante con todo el equipo de trabajo.
12. LAS COMUNICACIONES
Concepto:
Se debe determinar exactamente que es lo que se quiere transmitir. Se debe identificar y comprender la necesidad, clarificarla,
simplificarla y luego reducirla a su esencia básica e inmediata.
Documentación: Determinar
como entregarlo al destinatario. Se debe entregar el mensaje en forma simple, utilizando lenguaje común.
Transmisión:
Si el mensaje se trasmite a través de voz. Asegúrese que la frecuencia o el canal esta libre de interferencias, para evitar
interferir a otras estaciones, si no se hace así, estas pueden causar problemas en la transmisión. Se no es efectiva la comunicación
es preferible cambiar la frecuencia, banda ó modo que se requiera, garantizando que el corresponsal haga también el cambio
respectivo.
Recepción:
No basta que el corresponsal reciba el mensaje; asegúrese de que éste lo haya comprendido. Así se garantiza el comunicado
y se evitan interpretaciones erróneas y distorsionadas del mensaje.
Interpretación:
El destinatario final debe interpretar correctamente el mensaje como se concibió originalmente y fue entregado al operador.
Retroalimentación:
El operador decide si es mejor hacer que el receptor repita el mensaje completamente o, al menos , las partes más importantes
para asegurarse que ha sido recibido y entendido completamente. Si hay alguna duda, haga preguntas, pidiendo se repita las
instrucciones que usted ha dado. Si usted es el operador receptor, asegúrese que comprendió bien las instrucciones antes de
tomar alguna acción.
13. PRINCIPIOS DE
LAS COMUNICACIONES DE EMERGENCIA
1.- El Radioaficionado que se
encuentre en EMERGENCIA, URGENCIA , INFORMACIÓN o BREAK-BREAK-BREAK debe informar
su indicativo de llamada, su nombre, localidad y el tipo de información que lo obliga a solicitar ayuda.
2.- Absténgase de transmitir innecesariamente,
el protagonismo no funciona en estos casos, es más importante escuchar y escribir lo que se escucha.
3.- Sólo transmita cuando esté seguro que puede ayudar en las operaciones en proceso o cuando sea llamado a intervenir de forma directa o cuando está en el sitio o en la localidad de la emergencia.
4.- Es importante y suficiente
con estar alerta en la frecuencia de la Red, a la escucha. Si es posible pida entrada y
repórtese disponible y a la orden, informe su ubicación para que la estación controladora tome nota de sus datos. Esto
ayuda a no perder tiempo al necesitar recursos humanos, materiales o logísticos,
así, la estación control podrá direccionar más fácilmente las solicitudes y reportes.
5.- Monitoree las frecuencias
asignadas por la Red para las emergencias, en las diferentes bandas; allí están las estaciones involucradas directamente en
la emergencia. En la frecuencia alterna, se darán los reportes y requerimientos generales de la emergencia en cuestión.
6.- Procure dejar libre las frecuencias,
es muy probable que las estaciones que estén tratando de informar acerca de la emergencia no estén precisamente en las mejores
condiciones de transmisión. Al mantener la frecuencia ocupada deje los espacios libres o en blanco necesarios, esto facilita
la entrada de otras estaciones y no entorpece el buen funcionamiento de la Red.
7.- Todo rumor que pueda causar
daño debe ser desmentido de inmediato, verifique con la autoridad competente para que elimine o clarifique la situación. Corrobore
la información con otras estaciones o entes oficiales y cuando este seguro, difúndala o retransmítala a la Coordinación de
la Red, o active la Red. Si es falsa la información hágalo saber y desmienta también
la fuente informativa.
8.- Verifique todos los mensajes
antes de trasmitirlos. Cuando le pidan transmitir un mensaje, trate de que el mismo le sea dado por escrito y firmado por
el responsable, si es por teléfono confirme el origen de la llamada y el responsable, si es por radio verifique los datos
personales del indicativo de llamada, ya que a partir de que usted procese o divulgue la información se convertirá en el responsable
de la misma y de los prejuicios que le podrá traer la veracidad o falsedad de la información.
9.- Si recibe un mensaje alarmante
tómelo con calma y póngalo en duda, inicialmente, hasta que lo ratifique o lo identifique plenamente.
10.- Cuando usted sea testigo
directo o protagonista de una emergencia, tómese un espacio de tiempo para organizar lo que va a transmitir, a quien, que
va a solicitar. Sea coherente, de la mayor cantidad de detalles posibles, empezado
por su identificación o indicativo de llamada, su localidad, el suceso y las condiciones en que se encuentra la zona afectada
respecto a los servicio públicos y de emergencia, todo esto permitirá al receptor de la información difundirla de forma precisa
eficiente y rápida para tener el mejor resultado a la asistencia de la emergencia.
11.- Module despacio, claro y
preciso, mantenga la calma y seguridad; es preferible una comunicación lenta y clara que una rápida, confusa e imprecisa,
evite saludos prolongados o protocolos innecesarios, sea siempre cortés y no pierda la calma, todo esto por su puesto le tomara
mayor tiempo y esfuerzo pero el resultado será excelente. En una emergencia se necesitan comunicaciones que logren su objetivo.
Con un buen autocontrol y con responsabilidad en
las comunicaciones se lograra el objetivo.
12.- El contenido de los mensajes
debe de ser claro, cortos y precisos, con la información necesaria para obtener su objetivo, así sea localización de personas,
materiales o medicamentos o sólo para dar una ubicación geográfica, no deje espacio para la respuesta dudosa, no de información
incompleta. Se debe utilizar lenguaje claro, común y sencillo. Los operadores deberán diligenciar los radiogramas para los
comunicados en emergencia.
13.- No trate de hacer todo el
trabajo, transmitiendo sin descanso o sin relevos, es preferible formar parte de un equipo, así el esfuerzo estará mejor repartido,
organizado y será más eficiente. El trabajo en equipo es lo que significa la Red de Emergencia.
14.- El objetivo principal de
las comunicaciones en emergencia, es salvar vidas, todo lo demás es secundario, mantenga comunicación permanente con las autoridades
competentes de su zona: Policía, Defensa Civil, Cruz Roja, Policía Cívica de transito, en cualquiera de sus niveles.
15.- Respete los reglamentos de
operación de la red y practique la cortesía, en estos casos deben respetarse los reglamentos con mayor apego.
16.- Cumpla la función asignada.
La importancia de su trabajo voluntario en la Red de Emergencia, por pequeño que sea, tiene una significación muy grande,
que es la de salvar vidas y servir al prójimo, por lo tanto el simple hecho de tomar la decisión de entrar en una red de emergencia
lo compromete ha hacer su trabajo con la más profunda seriedad, esto implica el cumplir la misión, hacer llegar el mensaje
al necesitado o al que pueda ayudar al necesitado, utilizando el medio de la radioafición.
17.- Cuando cumpla la misión o
termine su función asignada hágalo saber a los controles de la red o si usted la controla, al solicitante. Solo transmita
mensajes, y controle y ordene la red o la operación.
18.- Evite dar respuestas que
creen dudas como: creo que, a lo mejor, me parece, quizás, tal vez, puede ser, o cualquier sinónimo que denote inseguridad,
no de opiniones a la ligera pueden crear falsas esperanzas y dudas a los demás.
19.- Los operadores deben diligenciar
los radiogramas para los comunicados en emergencia y un libro de guardia donde se registrarán todos los comunicados. Cada
requerimiento hecho en las diferentes fases o modalidades debe quedar escrito y es responsabilidad del operador de la red
su consignación en su libro de guardia.
20.- En algunas ocasiones las
transmisiones en fonía serán difíciles por las condiciones, por otras estaciones cercanas, o por operación dificultosa de
equipos, en estos casos se utilizará el código "Q" para referir las codificaciones y evitar errores en la transmisión.
Recuerde:
La información básica para comunicarse
en una emergencia es: el indicativo de llamada, nombre, la localidad, que está viendo usted, quien está afectado o que cosas
lo están y cual es la condición del área afectada con respecto a los servicios públicos como agua, luz, gas, cañerías, carreteras,
policías, bomberos, equipos de socorro. Prepare estas informaciones antes de trasmitirlas, esto agilizará enormemente el proceso,
garantiza resultados y obtiene respuesta rápida de su requerimiento a través de la Red de Emergencia.
14. COMO
SE ACTIVA LA RED DE EMERGENCIA
Dependiendo del motivo o circunstancia de la activación de la Red, la misma tendrá cuatro fases, de acuerdo al
nivel de gravedad de cada una de ellas, y se identificaran por medio de colores para evitar confundir los niveles de las emergencias
y abreviar su necesidad.
Dichas fases serán las siguientes:
Tipos de Alerta:
FASE ROJA: Estado de emergencia por hecho real y ocurrido.
FASE NARANJA: Aislamiento de recursos.
FASE AMARILLA: Alerta permanente o estado de prevención.
FASE VERDE: Normalidad y Entrenamiento.
Fase Roja: Estado de emergencia por hecho real y ocurrido.
Se activa cuando se esta en presencia de una emergencia. Es activada por cualquier radioaficionado que se encuentre
en el sitio de la emergencia.
Por estado de Emergencia Nacional:
Desastres Naturales: Temblores, Terremotos, Maremotos, inundaciones por lluvias torrenciales prolongadas,
desbordamientos, deslizamientos, avalanchas de tierra, piedras, nieve, lodo y erupciones de volcanes.
Por estado de Emergencia Regional:
Deslizamientos, inundaciones, Explosiones, incendios severos que cubran grandes extensiones.
Por estado de Emergencia Local:
Incendios severos localizados, desbordamiento de ríos.
Fase Naranja: Aislamiento de recursos.
Evacuaciones de zonas de peligro por fenómenos naturales, atención de llamadas de socorro por
vehículos automotores, navíos o aeronaves, por movimientos sísmicos superiores a cuatro grados en la escala de Richter.
Se requiere planificación, instrucción, dotación, coordinación y comando de las operaciones
de la Red.
Fase Amarilla: Alerta permanente o estado de prevención.
Cuando se tiene información confirmada de alguna situación que pueda convertirse en una amenaza
para personas o bienes, situaciones de éxodos o movimientos masivos de personas o vehículos, apoyo a comunicaciones a otros
entes privados, públicos o militares. En operativos de prevención solicitados por entidades oficiales, en movimientos sísmicos
por debajo de cuatro grados en la escala de Richter. Estar pendiente en frecuencia, esperando la orden del coordinador para
trasladarse a los sitios designados por él, para iniciar el operativo.
Fase Verde: Normalidad y Entrenamiento.
Se utiliza para convocatorias en sesiones de entrenamiento, información sobre guardias, informaciones
generales referentes a la operación de la red, actos protocolares de la red y otras ocasiones circunstanciales donde no exista
ninguna situación apremiante. Indica que los sitios propensos a la emergencia se encuentran sin novedad. Cuando se active
la Red de Emergencia, las frecuencias del Radio Club Colombia quedan a disposición
de la Red. Las personas autorizadas para operar dichas frecuencias son los miembros de la Red o los directamente afectados
por la Emergencia.
La Red puede cambiar el color de las alertas Roja, Naranja, Amarilla o Verde según el
desarrollo y la magnitud que vaya tomando la Emergencia. |
